Zahlen, Daten, Fakten. Auf den Punkt. Das Wichtigste zuerst und auf den Empfänger zugeschnitten. Was in der Kommunikation im Geschäftsleben zum Standardrepertoire gehört, treibt viele Berufseinsteiger an den Rand der Verzweiflung. Kein Wunder, denn in der Schule oder im Studium steht „Kommunikation“ nicht auf dem Lehrplan.

Wie strukturiere ich eine E-Mail oder einen Vortrag richtig? Wie erläutere ich meinem Chef den aktuellen Arbeitsstand in kurzen, zielgerichteten Sätzen?

Wer nach dem Studium ins Berufsleben einsteigt, hat mindestens 15 Jahre in Klassenräumen und Hörsälen verbracht. Hat gelernt, wie man Theorien aufstellt und diese mit wissenschaftlichen Methoden belegt. Ab und an musste mal eine Präsentation gehalten werden, die die Kommilitonen über Fachthemen oder die Inhalte der Bachelor bzw. Master Thesis aufklärte. Beim Jobeinstieg folgt dann der Paradigmenwechsel in der Kommunikation und für viele der Kulturschock.

Die Lösung heißt Pyramidales Prinzip und geht auf Barbara Minto, eine ehemalige Unternehmensberaterin, zurück. Im Vergleich zum klassisch-wissenschaftlichen Trichtermodell stellt das Pyramidale Prinzip die Ergebnisse und nicht den Prozess in den Vordergrund. Man beginnt also mit der Kernaussage und untermauert diese mit Argumenten, Fakten und Details.

So erhält der Empfänger sofort die wichtige Kernaussage und wird erst im zweiten Schritt über die Hintergründe aufgeklärt – sofern er hieran überhaupt interessiert ist bzw. die Zeit dafür hat. Im Geschäftsleben, wo Zeit knapp ist und Ergebnisse zählen, ist diese Form der Kommunikation dem Trichtermodell überlegen. Wende es konsequent an und du wirst schnell als strukturiert, ziel- und ergebnisorientiert angesehen.

Identifiziere die Kernaussage

Die Kernaussage steht im Zentrum. Wenn du deinen Projektleiter beispielsweise per E-Mail über eine versäumte Deadline im Projekt informieren möchtest, nenne dies zuerst. Die Begründung dafür und die Maßnahmen dagegen folgen erst im zweiten Schritt. Damit überlässt du dem Empfänger selbst die Entscheidung, die Details zu lesen.

Auf jeden Fall ist sichergestellt, dass er nach dem ersten Satz über das Wesentliche informiert ist. Damit sicherst du dir entscheidende Pluspunkte bei Vorgesetzten und Kollegen, denn im Berufsleben erhält man tagtäglich unzählige Mails und hat oft nur wenig Zeit diese zu lesen.

Die Flut an Mails wird umso größer, je weiter man auf der Karriereleiter aufsteigt. Dein Chef wird es dir also danken, wenn du direkt auf den Punkt kommst und ihm die wichtigsten Informationen am Anfang präsentierst. Verfahre so nicht nur in E-Mails, sondern in deiner gesamten Kommunikation.

Kleiner Extra-Tipp und Beispiel aus der Praxis

Wenn du eine E-Mail schreibst, solltest du das Pyramidale Prinzip nicht nur in der Mail selbst, sondern bereits im Betreffs anwenden. Wenn ich eine E-Mail  schreibe und möchte, dass der bzw. die Empfänger der Mail etwas tun sollen, schreibe ich dies direkt in den Betreff. Die Empfänger der Mail müssen sie also nicht einmal öffnen, um zu wissen, dass ein To Do ansteht und können die Mail entsprechend priorisieren.

In diesem Beispiel sollen alle Empfänger der Mail bis zum 31.12.2017 die Jahresfeedbacks ihrer Mitarbeiter ins System eintragen. Um zu betonen, dass die Mail nicht nur der reinen Kenntnisnahme dient, sondern mit ihr eine wichtige Aufgabe verbunden ist, schreibe ich ACTION REQUIRED direkt in den Betreff der Mail:

ACTION REQUIRED: Jahresfeedbacks bis 31.12.2017 ins System eintragen

Danach folgt so knapp wie möglich, aber so lang wie nötig, was bis wann erledigt werden muss.

In diesem Beispiel ist das Pyramidale Prinzip direkt im Titel der Mail umgesetzt. Die Kernaussage, dass die Jahresfeedbacks eingetragen werden sollen, ist so jedem bekannt (auch wenn die Mail ungeöffnet bleibt).

In der Mail selbst würde ich die Kernaussage zu Beginn noch einmal platzieren. Dieses Mal jedoch ausformuliert, ergänzt um weitere Informationen (beispielsweise was bei der Eintragung in das System zu beachten ist).

Zugegebenermaßen erscheint das Prinzip auf den ersten Blick etwas theoretisch und unpersönlich. Du wirst auch sicherlich etwas Übung brauchen, um es in der Praxis anzuwenden. Wenn du diese Vorgehensweise aber konsequent verfolgst und deine gesamte Kommunikation im Business darauf ausrichtest, erntest du wertvolle Anerkennung, die dich zum beruflichen Erfolg führen wird.

Welche Erfahrungen hast du bezüglich der Kommunikation im Business bisher gemacht? Wie sieht deine Herangehensweise aus? Poste es in die Kommentare!

PS: Hier* findest du weiterführende Informationen zum Thema.


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